Les assistants juridiques assurent le soutien administratif des cabinets d’avocats et des juristes. Ils prennent les appels entrants au cabinet d’avocats, fixent les rendez-vous entre les clients et les avocats, et programment les séances dans les tribunaux. Ils peuvent également s’occuper de toutes les tâches administratives et de classement.

Qu’est-ce qu’un assistant juridique ?

Les responsabilités suivantes sont courantes pour les personnes occupant un poste d’assistant juridique ou de secrétaire :

  • Servir de visage du bureau aux clients, accueillir les clients à leur arrivée, répondre aux appels téléphoniques et fixer des rendez-vous avec les avocats au nom des clients
  • Travailler avec le personnel administratif des tribunaux pour programmer les audiences, les procès, la sélection des jurés et les autres séances du tribunal au nom des avocats
  • Gérer les documents administratifs, y compris les dossiers des clients, le stockage des preuves et les documents de recherche
  • Déposer des documents juridiques auprès des tribunaux ou d’autres organismes juridiques
  • Gérer la facturation des bureaux, créer et envoyer des factures aux clients pour les services rendus, et traiter les paiements

Journée type

Les assistants juridiques et les secrétaires gèrent les front offices des cabinets d’avocats et des bureaux d’avocats. L’une des tâches les plus importantes d’un assistant juridique est de gérer les calendriers des avocats qu’il assiste. Cela implique de programmer des réunions avec les clients nouveaux et existants, de réserver du temps pour les comparutions devant les tribunaux et les procès, et de prévoir du temps avec les juges, les avocats de la partie adverse, les témoins et les clients. Cela exige beaucoup de travail de planification et de reprogrammation pour que les avocats puissent accomplir toutes les tâches sans être surchargés.

Les secrétaires juridiques sont également généralement responsables de la gestion et de l’organisation de tous les documents administratifs. Ils informent les nouveaux clients des documents qu’ils doivent apporter au bureau et les récupèrent à leur arrivée. Ils veillent à ce que tous les documents soient classés correctement et accessibles en cas de besoin.

Ils traitent également les preuves et les documents de recherche et veillent à ce qu’ils soient classés en toute sécurité jusqu’à ce qu’ils soient nécessaires. Ils peuvent également effectuer un travail de facturation aux clients et recouvrer les paiements en retard lorsque les clients sont en défaut de paiement des honoraires dus à l’avocat.

Les assistants et secrétaires juridiques doivent être des communicateurs et des négociateurs efficaces car ils doivent souvent trouver des accords mutuellement avantageux entre plusieurs parties. Ils peuvent avoir besoin de travailler pour fixer une date d’audience qui réponde aux besoins d’un avocat, d’un avocat de la partie adverse, d’un juge et des clients des deux côtés d’une question ou d’un désaccord. Cela peut nécessiter de fixer et de reprogrammer des rendez-vous, et l’assistant doit donc être prêt à négocier les heures efficacement et avec grâce.

Horaire de travail type

La plupart des assistants juridiques et des secrétaires juridiques travaillent à temps plein pendant les heures de travail normales. Des heures supplémentaires peuvent être nécessaires à l’occasion pendant les périodes de pointe afin de garantir que tous les clients sont pris en charge et que tout le travail est terminé dans les délais.
Employeurs types

La plupart des assistants juridiques et des secrétaires sont employés par des avocats et des cabinets d’avocats. Quelques-uns peuvent également travailler pour des agences gouvernementales, et certains travaillent aussi dans le secteur de la finance ou des assurances.

Comment devenir assistant juridique ?

Il est possible de devenir assistant juridique ou secrétaire avec seulement un diplôme d’études secondaires. Pour réussir dans ce domaine sans formation postsecondaire formelle, il faut généralement une expérience professionnelle en tant que réceptionniste ou assistant administratif dans un environnement de bureau.

Les avocats et les cabinets d’avocats rechercheront des candidats ayant de l’expérience dans la gestion des horaires des chefs de service, dans la prise de rendez-vous et dans l’utilisation d’équipements de bureau typiques tels que les télécopieurs, les ordinateurs, les photocopieurs et les imprimantes, et les systèmes de classement.

À l’inverse, pour sauter les années d’expérience en tant que réceptionniste général ou assistant administratif, vous pouvez choisir de poursuivre une licence. Le type de baccalauréat que vous obtenez est flexible, mais les majeures en anglais, en sciences politiques, en commerce ou en communication sont courantes.

Avec une licence, vous pouvez trouver du travail en tant qu’assistant juridique ou secrétaire même sans expérience préalable dans le domaine, bien que des stages pertinents dans des cabinets d’avocats puissent accroître votre compétitivité pour les postes ouverts.

Une autre approche possible est de suivre un certificat d’études collégiales ou un diplôme d’associé en études parajuridiques. Ces programmes durent généralement entre un et deux ans et visent à enseigner aux étudiants les opérations et fonctions de base au sein des cabinets d’avocats.

Avec un certificat ou un diplôme d’études parajuridiques, vous pourrez peut-être trouver du travail sans licence et sans expérience préalable, et vous pourrez également accéder à un rôle de parajuriste après avoir acquis une certaine expérience en tant qu’assistant juridique.