Un gestionnaire de paie veille au bon fonctionnement du service de paie d’une entreprise, ce qui inclut le traitement en temps voulu des salaires des employés, la production de rapports destinés à la direction et le respect des réglementations fédérales, étatiques et locales.

Qu’est-ce qu’un gestionnaire de paie ?

Fonctions

Voici un aperçu des tâches quotidiennes que doivent accomplir les responsables de la paie :

  • Exécuter le traitement des paiements de la paie de chaque employé sur une base régulière, que ce soit toutes les deux semaines ou tous les mois, via les canaux appropriés.
  • S’assurer que le personnel chargé de la paie met à jour les dossiers en évaluant et en examinant les modifications apportées à des aspects tels que les titres de poste, la couverture d’assurance, les exemptions, etc.
  • Mettre à jour et compléter la documentation requise par les ressources humaines et les autres services, pour approbation par la direction générale.
  • Surveiller et examiner les processus actuels de paie, de fiscalité et d’avantages sociaux afin de les aligner sur les meilleures pratiques de l’entreprise.
  • Se tenir au courant des politiques et des procédures de l’entreprise en matière d’interprétation et d’application, ainsi que des autres directives relatives aux salaires et des réglementations en matière d’emploi.

Les aspects du métier de gestionnaire de paie

Le responsable de la paie remplit une fonction importante dans toute organisation et vous pouvez vous attendre à un emploi du temps chargé tout au long de la journée. En tant que gestionnaire de paie de premier plan, vous apprenez à anticiper les problèmes à l’avance et à les atténuer pour l’organisation avant qu’ils ne surviennent. Vous évaluerez constamment les systèmes en place au bureau et la manière dont ils pourraient être améliorés.

Vous passerez de nombreuses heures à traiter et à verser les salaires conformément aux lois fédérales et régionales. Vous êtes également chargé de veiller à ce que votre équipe fonctionne de manière optimale grâce à une communication et une coordination ouvertes avec les autres services.

D’autres aspects du travail qui nécessiteront votre attention à long terme comprennent l’analyse des processus de paie existants et la surveillance d’éventuelles améliorations de la structure de travail. À cette fin, vous pouvez également examiner les procédures en matière de fiscalité et d’avantages sociaux et trouver les solutions les plus rapides à mettre en œuvre. Vous êtes également directement impliqué dans la supervision du traitement des nouvelles embauches, des employés contractuels, des transferts, des licenciements et des promotions.

Horaire de travail

La gestion de la paie est essentiellement un travail de routine au bureau qui suit l’horaire standard de 40 heures de travail par semaine. Il est rare qu’un responsable de la gestion des salaires doive faire des heures supplémentaires ou travailler pendant le week-end. La tâche principale des gestionnaires de paie est de gérer toutes les tâches de traitement de la paie, de coordonner les activités de paie et de superviser le personnel de paie, ce qui peut être fait dans un délai flexible chaque mois.

C’est pourquoi différents types d’entreprises peuvent avoir des systèmes différents pour les gestionnaires de paie. Certains gestionnaires de paie travailleront à temps partiel, à raison de 15 à 25 heures par semaine, et accompliront leur travail. Dans la plupart des cas, la gestion de la paie est intégrée au département des ressources humaines sans personnel spécialisé. Par conséquent, cet emploi est un choix préférable pour toute personne à la recherche d’un travail facile qui maintient l’équilibre vie-travail.

Projection de la croissance de l’emploi

Il n’existe pas de statistiques claires déterminant la croissance de la demande de gestionnaires de paie sur le marché, car les tâches liées à la gestion des salaires sont intégrées dans les services des ressources humaines. L’embauche de fonctionnaires spécialisés dans la paie est actuellement rare en raison de la disponibilité de systèmes automatisés pour la gestion de ces tâches.

Pour l’essentiel, ces programmes nécessitent encore une supervision humaine, mais celle-ci est généralement assurée par des agents des RH. Gusto, OnPay, QuickBooks Payroll et Paychex sont parmi les programmes informatiques de paie les plus populaires. En général, le taux d’emploi des gestionnaires de paie est toujours étroitement lié à la santé de l’économie et au nombre d’entreprises et de sociétés en activité et en croissance.

Employeurs types

Les gestionnaires de la paie peuvent être engagés par toute entreprise de taille moyenne ou grande qui a besoin de personnel spécialisé pour gérer le travail lié à la paie. Les gestionnaires de paie peuvent également travailler pour des entreprises qui fournissent des services de RH et d’externalisation de la paie comme Bank of America, PayUSA, SurePayroll, TalentKeepers et HR Unlimited.

Il est également très courant de faire appel à des gestionnaires de paie spécialisés dans les autorités gouvernementales et les universités publiques qui comptent un grand nombre d’employés. Ils doivent également gérer les questions juridiques liées au paiement des salaires, y compris la présentation des documents requis. Les gestionnaires de paie peuvent également travailler pour des sociétés de services de préparation des déclarations de revenus qui aident les particuliers ou les entreprises à calculer le montant exact des impôts et à remplir les obligations fiscales.

Comment devenir gestionnaire de paie ?

Pour accéder à un poste de salarié, vous devez posséder un diplôme d’associé dans un domaine pertinent comme les affaires, la finance, la comptabilité ou la gestion des ressources humaines. Les cours sur lesquels vous devez vous concentrer comprennent la rémunération, la résolution des conflits, les principes de gestion, l’éthique des affaires, le comportement organisationnel et le leadership. Si vous ne disposez pas actuellement du budget nécessaire pour suivre un programme d’études, vous pouvez également vous inscrire dans des établissements d’enseignement supérieur qui proposent des programmes de certificat en gestion de la paie à court terme, notamment des cours sur la fiscalité, l’informatique et la comptabilité.

Tout en poursuivant vos études, augmentez vos chances dans ce parcours professionnel en profitant d’un stage valorisé au sein du service de comptabilité ou des ressources humaines d’une grande organisation. Ce stage peut être considéré comme une expérience professionnelle de premier échelon lors de la recherche de postes ultérieurs. L’obtention d’une certification bien connue, comme le titre de Certified Payroll Professional (CPP) délivré par l’American Payroll Association (APA), est un autre excellent moyen d’augmenter vos chances de décrocher ce poste.

En termes de compétences importantes, les employeurs recherchent des niveaux supérieurs de communication, d’organisation, de collaboration, de gestion, d’attention aux détails, de résolution de problèmes et de leadership. Pour être qualifiés pour postuler à un poste de direction au sein du service de la paie, les candidats doivent avoir gravi les échelons à partir d’un poste de débutant tel qu’un commis ou un spécialiste de la paie. De temps en temps, il peut être possible de rejoindre un service de paie avec une expérience de gestionnaire ou de chef d’équipe dans un autre secteur, mais les candidats doivent avoir une certaine maîtrise de la comptabilité et une compréhension de la législation sur les salaires.