Ces dernières années, la demande d’office managers a augmenté, les grandes entreprises ayant besoin d’une personne hautement qualifiée pour s’occuper de la productivité et des tâches quotidiennes du bureau. Ce parcours professionnel exige une personne ayant un grand souci du détail, des compétences organisationnelles et, surtout, un caractère avenant qui fera en sorte que chacun se sentira le bienvenu.

Si cela vous ressemble et que vous aimez être la personne à contacter dans n’importe quelle situation, continuez à lire ci-dessous pour découvrir ce que ce rôle implique réellement, et comment vous pouvez créer un CV d’office manager idéal.

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Si vous voulez faire carrière dans cette profession, il est important de savoir quelles seront vos responsabilités et dans quel type d’environnement de travail vous vous trouverez, ainsi que si vous avez ce qu’il faut 

Description du poste

Les fonctions d’un office manager varient considérablement, mais il est principalement chargé d’organiser et de superviser le travail du personnel du bureau. Il veille à ce que tout se passe bien, y compris la propreté des installations, le niveau des stocks des bureaux et la planification des événements des fournisseurs et des réunions annuelles.

Parmi de nombreuses autres tâches, les chefs de bureau sont généralement responsables :

  • Organiser et tenir à jour les calendriers de l’entreprise, ce qui implique la programmation de réunions pour les employés de niveau exécutif, ainsi que des événements de calendrier pour l’ensemble du bureau.
  • Organiser et gérer la correspondance à l’intérieur et à l’extérieur du bureau, y compris le courrier et les colis importants. Cela implique également de traiter les colis manquants ou les plaintes au nom du personnel du bureau.
  • Coordonner l’organisation du transport et de l’hébergement des cadres d’entreprise pour tout voyage lié au travail.
  • Maintenir le stock de papeterie et l’ameublement du bureau.
  • Superviser et contrôler le travail de l’équipe administrative, y compris des secrétaires et des employés de bureau. Offrir des conseils et déléguer des tâches si nécessaire.
  • La gestion des budgets pour l’achat de bureaux, qui englobent tout, de la papeterie au café et au thé, en passant par la maintenance et les dépenses informatiques.
  • Aider à la préparation et à l’exécution des réunions du conseil d’administration, y compris la création et la distribution des ordres du jour, ainsi que la rédaction des procès-verbaux.
  • Gérer le système de classement sur papier et en ligne pour s’assurer que tous les documents sont correctement sauvegardés.
  • Élaboration de procédures et mise en œuvre de nouveaux systèmes à suivre par l’ensemble du personnel.
  • Aider les nouveaux employés à s’installer et effectuer une partie de l’intégration en leur donnant le matériel nécessaire pour faire leur travail.
  • Organiser des tests réguliers pour les équipements électriques.
  • Coordonner et planifier des événements pour l’ensemble de l’entreprise tels que les fêtes de Noël, les bals annuels, etc.
  • Préparer des présentations ou des lettres pour les directeurs et les cadres de l’entreprise.

Compétences et qualités essentielles

Pour être un bon office manager, il faut posséder certaines compétences et qualités. Elles comprennent généralement les éléments suivants :

  • Compétences en matière de communication : comme vous aurez affaire à un grand nombre de personnes, des collègues aux cadres supérieurs, en passant par les clients et les fournisseurs, vous devrez être capable de communiquer efficacement entre eux tous.
  • Attention aux détails : vous devez pouvoir tout analyser et vous assurer que vous ne faites pas d’erreurs d’inattention. L’attention au détail est essentielle lorsque vous travaillez sur des rapports et des documents importants.
  • Compétences en matière de leadership : comme vous serez chargé de coordonner l’équipe administrative, vous aurez besoin de compétences clés en matière de leadership pour déléguer et diriger.
  • Compétences analytiques : vous serez responsable des budgets et de la maintenance, ce qui signifie que vous devriez être en mesure de juger où l’entreprise dépense trop et ce que vous pouvez faire pour réduire les coûts et économiser de l’argent.
  • Compétences organisationnelles : vous devrez passer d’un certain nombre de tâches différentes et devriez être capable de maintenir l’ordre tout en étant multitâche.
  • Compétences informatiques : vous devrez avoir de bonnes connaissances et une bonne pratique de l’utilisation de la suite Microsoft Office et d’Outlook.
  • Compétences interpersonnelles : un office manager doit être capable de converser sans effort avec des personnes de tous horizons, il doit avoir un caractère accessible et amical.
  • Compétences en matière de gestion du temps : en tant que office manager, vous ne gérerez pas seulement votre propre emploi du temps, mais aussi celui des autres, d’où la nécessité d’une bonne gestion du temps. Vous devez être capable de travailler selon votre horaire quotidien et d’accomplir vos tâches dans les délais impartis.
  • Compétences en matière de résolution de problèmes : comme vous serez chargé de veiller au bon fonctionnement du bureau, vous devrez être capable de penser par vous-même et de trouver des solutions – rapidement !

Horaires et conditions de travail

Si vous recherchez un poste de 9 à 17 heures, ce métier de réceptionniste est idéal pour vous ! Vous travaillerez généralement 35 à 40 heures par semaine, y compris une heure de pause déjeuner. Il vous sera parfois demandé de faire des heures supplémentaires, mais cela dépendra de l’organisation pour laquelle vous travaillerez. Il est important de rester flexible en cas d’urgence de dernière minute, que vous serez chargé de gérer. Après tout, vous êtes la personne à contacter au bureau !

Perspectives salariales

Comme pour tout autre poste, le salaire varie d’une entreprise à l’autre en fonction de l’expérience, des qualifications et du lieu de travail. Toutefois, le salaire moyen selon PayScale, aux États-Unis, est de 46 156 $ et de 24 327 £ au Royaume-Uni. Il y aura bien sûr une marge de progression lorsque vous aurez acquis plus d’expérience dans le poste et que vous vous attendrez à une augmentation de salaire, d’année en année.

Obtenir les qualifications

Pour occuper un poste de office manager, il faut au moins un diplôme d’études secondaires comprenant des A-levels en mathématiques, en anglais et en commerce. Il est généralement conseillé d’obtenir une licence ou un diplôme équivalent en études commerciales, en administration des affaires, en comptabilité ou en gestion des ressources humaines qui donnera une image claire de la manière dont l’organisation fonctionnera dans son ensemble.

Vous pouvez également obtenir des certifications de gestion ; l’International Facility Management Association propose le CFM (certified facility manager) pour ceux qui souhaitent devenir gestionnaires. Si vous décidez de devenir membre actif, vous devrez passer un examen et suivre des activités éducatives tous les trois ans.

Obtenez votre premier emploi

Sans quelques années d’expérience dans un rôle administratif à votre actif, il est très peu probable que vous accédiez directement au poste de office manager. Vous devrez plutôt faire preuve d’une bonne gestion du temps, de compétences en leadership et d’une bonne connaissance des tâches générales de bureau, autant d’éléments clés du CV idéal d’un office manager.

Un stage serait un bon point de départ pour un chercheur d’emploi à la recherche d’un poste sans formation supérieure. Il vous permettra d’acquérir une expérience professionnelle pratique dans un environnement de bureau et vous mènera très probablement à un poste à temps plein.

Vous pouvez également vous porter candidat à des postes d’assistant administratif, où vous aiderez le office manager dans ses tâches quotidiennes, ce qui vous permettra de gravir les échelons de votre carrière au sein de votre organisation.

Développez votre carrière

Pour devenir office manager, vous aurez très probablement déjà acquis un certain nombre d’années d’expérience dans votre domaine connexe, avant de passer au niveau de directeur.

Une fois que vous êtes dans cette position, cependant, il y a encore des possibilités de croissance. Vous pourriez assumer davantage de responsabilités et gérer une équipe plus importante, un bureau supplémentaire ou occuper un poste de niveau supérieur. Par exemple, vous pouvez passer de la gestion de l’équipe chargée du contenu à celle de toute la division marketing.

Si vous pensez avoir les qualités requises pour gérer efficacement une équipe et apporter une réelle contribution à un bureau et aux processus, alors une carrière de office manager est idéale pour vous. Vous ne verrez pas seulement les résultats physiques de votre travail, mais vous établirez également des relations importantes dans le processus.