monecole-informatif Les professionnels modernes préfèrent avoir plus de flexibilité dans leur travail, y compris des horaires alternatifs et la possibilité de travailler à domicile au moins une partie du temps. Le nombre croissant de travailleurs à distance continue de modifier notre façon de travailler, et la vidéoconférence est devenue un élément essentiel de ce changement.
La vidéoconférence permet à des personnes situées n’importe où dans le monde de communiquer virtuellement. Si l’utilisation de la vidéoconférence présente de nombreux avantages, il existe des directives importantes pour tirer le meilleur parti de cet outil. Qu’il s’agisse de règles d’étiquette, de faire une bonne première impression ou d’éviter les pièges techniques potentiels, cette liste de contrôle fera de vous un expert.
Alors, avant de vous connecter à votre prochaine réunion, lisez la suite pour connaître toutes les choses à faire et à ne pas faire en matière de vidéoconférence !
Les choses à faire
S’habiller comme il faut
L’un des avantages du travail à domicile est de pouvoir se prélasser sur le canapé en pyjama tout en pianotant sur son ordinateur portable. Cependant, lorsqu’il s’agit de vidéoconférence, vous devez vous habiller comme vous le feriez pour une réunion en personne. Si vous portez habituellement un costume et une cravate pour présenter votre entreprise à un nouveau client, donnez-lui la même bonne impression lors d’un appel vidéo.
Même si vous travaillez dans un secteur plus décontracté, vous devez porter des vêtements propres, non froissés et adaptés au travail. Privilégiez les couleurs vives ou pastel. Les motifs chargés peuvent être stroboscopiques ou distrayants, et le blanc ou le noir peuvent refléter ou absorber trop de lumière et perturber les fonctions de mise au point automatique de votre appareil photo.
Ne lésinez pas non plus sur votre hygiène personnelle. Alors que les employés d’une entreprise peuvent s’accommoder d’une routine matinale précipitée, d’une tête de lit, d’une barbe ou d’un eyeliner de travers, votre webcam voit tout. Si vous n’êtes pas un expert en maquillage mais que vous voulez quand même être beau devant la caméra, certaines applications de vidéoconférence proposent des filtres flatteurs pour adoucir votre apparence.
Effectuez une vérification audiovisuelle
La meilleure défense contre les problèmes irritants d’audio, de vidéo et de logiciels est de tester l’ensemble de votre système à l’avance. Le son est-il clair ? Vos logiciels sont-ils à jour ? Votre caméra fonctionne-t-elle ?
La surcharge du traitement et de la bande passante peut entraîner des problèmes de transmission tels que la mise en mémoire tampon excessive, le décalage, le gel et même le plantage. Fermez les autres programmes avant un appel et demandez aux membres de votre foyer de s’abstenir de diffuser des jeux vidéo ou de transférer des fichiers volumineux. Si vous organisez une conférence depuis un hôtel, évitez le wi-fi douteux et utilisez une prise ethernet filaire. Si votre ordinateur portable n’est pas équipé d’un port Ethernet, vous pouvez utiliser un adaptateur USB.
Bien qu’ils remplissent tous des fonctions similaires, les outils de vidéoconférence ont des options et des procédures de configuration différentes. Apprenez à connaître le système à l’avance pour ne pas avoir à rechercher frénétiquement la page de la FAQ lorsque quelque chose ne va pas au milieu de la réunion. De nombreuses applications proposent une fonction de test qui vous permet de vérifier le son et la vidéo lors d’un essai. S’il n’y a pas de test intégré, organisez une courte conférence d’entraînement avec un collègue.
Mettez-vous à l’aise
Vous devez être prêt à rester au même endroit pendant toute la durée de la vidéoconférence, qu’il s’agisse d’une rapide discussion ou d’une présentation d’une heure. Mangez quelque chose à l’avance, choisissez une chaise confortable et réglez le thermostat sur une température agréable.
Assurez-vous d’avoir tout ce dont vous avez besoin à portée de main, y compris vos notes et tout matériel de référence. Gardez un verre d’eau à proximité au cas où votre gorge deviendrait sèche à force de parler. Pensez à toutes les éventualités raisonnables, comme des mouchoirs ou des pastilles contre la toux si vous n’êtes pas en forme. Vous pouvez les ranger dans un tiroir de votre bureau à côté de vous pour qu’ils ne soient pas dans le champ de vision des caméras.
Contrôlez le bruit
Fermez la porte de votre bureau à domicile ou rendez-vous dans le coin le plus calme de la maison. Demandez aux membres de votre famille d’utiliser leur voix intérieure et baissez le volume de la télévision lorsque vous êtes en ligne. Désactivez toutes les sonneries de téléphone ainsi que les notifications des applications et des navigateurs.
Pour les bruits que vous ne pouvez pas éviter, comme votre voisin qui tond la pelouse, un bon casque et un bon microphone sont des éléments essentiels du travail à domicile. Même les versions bon marché permettent de réduire les distractions dues aux sons ambiants, ainsi que les problèmes d’écho et de larsen.
Vous devez également couper votre micro lorsque vous ne parlez pas, en particulier lors d’une conférence avec plusieurs membres. Coupez toujours le son si vous devez vous éloigner. Le micro peut capter beaucoup de choses, et vos collègues n’ont pas besoin de vous entendre vous disputer avec votre conjoint, verser de la nourriture pour chat dans un bol ou aller aux toilettes.
Organisez-vous
Tout comme la création et la hiérarchisation de listes de tâches vous aident à être plus productif au travail, l’établissement d’un ordre du jour rendra vos vidéoconférences plus efficaces. Que vous dirigiez une réunion, assistiez à un événement organisé par quelqu’un d’autre ou preniez simplement des nouvelles de vos supérieurs, préparer des sujets de discussion et des questions à l’avance vous aidera à orienter la discussion.
Si vous devez partager des documents avec les participants à la conférence, essayez de les envoyer à l’avance pour éviter de provoquer des retards. Il est également plus facile pour chacun de préparer des questions ou des préoccupations utiles s’il a eu le temps d’examiner le matériel.
Vous serez également plus productif si vous organisez le déroulement de la conférence. Établissez un ordre de parole pour les participants ou convenez de signaux tels que lever la main pour être appelé ou envoyer des questions par le biais du chat en ligne. N’oubliez pas de mettre en place un autre lieu de réunion, comme un canal Slack, au cas où la vidéoconférence rencontrerait un problème technique majeur.
