Les choses à faire et à ne pas faire en matière de vidéoconférence

Les professionnels modernes préfèrent avoir plus de flexibilité dans leur travail, y compris des horaires alternatifs et la possibilité de travailler à domicile au moins une partie du temps. Le nombre croissant de travailleurs à distance continue de modifier notre façon de travailler, et la vidéoconférence est devenue un élément essentiel de ce changement.

La vidéoconférence permet à des personnes situées n’importe où dans le monde de communiquer virtuellement. Si l’utilisation de la vidéoconférence présente de nombreux avantages, il existe des directives importantes pour tirer le meilleur parti de cet outil. Qu’il s’agisse de règles d’étiquette, de faire une bonne première impression ou d’éviter les pièges techniques potentiels, cette liste de contrôle fera de vous un expert.

Alors, avant de vous connecter à votre prochaine réunion, lisez la suite pour connaître toutes les choses à faire et à ne pas faire en matière de vidéoconférence !

Les choses à faire

S’habiller comme il faut

L’un des avantages du travail à domicile est de pouvoir se prélasser sur le canapé en pyjama tout en pianotant sur son ordinateur portable. Cependant, lorsqu’il s’agit de vidéoconférence, vous devez vous habiller comme vous le feriez pour une réunion en personne. Si vous portez habituellement un costume et une cravate pour présenter votre entreprise à un nouveau client, donnez-lui la même bonne impression lors d’un appel vidéo.

Même si vous travaillez dans un secteur plus décontracté, vous devez porter des vêtements propres, non froissés et adaptés au travail. Privilégiez les couleurs vives ou pastel. Les motifs chargés peuvent être stroboscopiques ou distrayants, et le blanc ou le noir peuvent refléter ou absorber trop de lumière et perturber les fonctions de mise au point automatique de votre appareil photo.

Ne lésinez pas non plus sur votre hygiène personnelle. Alors que les employés d’une entreprise peuvent s’accommoder d’une routine matinale précipitée, d’une tête de lit, d’une barbe ou d’un eyeliner de travers, votre webcam voit tout. Si vous n’êtes pas un expert en maquillage mais que vous voulez quand même être beau devant la caméra, certaines applications de vidéoconférence proposent des filtres flatteurs pour adoucir votre apparence.

Effectuez une vérification audiovisuelle

La meilleure défense contre les problèmes irritants d’audio, de vidéo et de logiciels est de tester l’ensemble de votre système à l’avance. Le son est-il clair ? Vos logiciels sont-ils à jour ? Votre caméra fonctionne-t-elle ?

La surcharge du traitement et de la bande passante peut entraîner des problèmes de transmission tels que la mise en mémoire tampon excessive, le décalage, le gel et même le plantage. Fermez les autres programmes avant un appel et demandez aux membres de votre foyer de s’abstenir de diffuser des jeux vidéo ou de transférer des fichiers volumineux. Si vous organisez une conférence depuis un hôtel, évitez le wi-fi douteux et utilisez une prise ethernet filaire. Si votre ordinateur portable n’est pas équipé d’un port Ethernet, vous pouvez utiliser un adaptateur USB.

Bien qu’ils remplissent tous des fonctions similaires, les outils de vidéoconférence ont des options et des procédures de configuration différentes. Apprenez à connaître le système à l’avance pour ne pas avoir à rechercher frénétiquement la page de la FAQ lorsque quelque chose ne va pas au milieu de la réunion. De nombreuses applications proposent une fonction de test qui vous permet de vérifier le son et la vidéo lors d’un essai. S’il n’y a pas de test intégré, organisez une courte conférence d’entraînement avec un collègue.

Mettez-vous à l’aise

Vous devez être prêt à rester au même endroit pendant toute la durée de la vidéoconférence, qu’il s’agisse d’une rapide discussion ou d’une présentation d’une heure. Mangez quelque chose à l’avance, choisissez une chaise confortable et réglez le thermostat sur une température agréable.

Assurez-vous d’avoir tout ce dont vous avez besoin à portée de main, y compris vos notes et tout matériel de référence. Gardez un verre d’eau à proximité au cas où votre gorge deviendrait sèche à force de parler. Pensez à toutes les éventualités raisonnables, comme des mouchoirs ou des pastilles contre la toux si vous n’êtes pas en forme. Vous pouvez les ranger dans un tiroir de votre bureau à côté de vous pour qu’ils ne soient pas dans le champ de vision des caméras.

Contrôlez le bruit

Fermez la porte de votre bureau à domicile ou rendez-vous dans le coin le plus calme de la maison. Demandez aux membres de votre famille d’utiliser leur voix intérieure et baissez le volume de la télévision lorsque vous êtes en ligne. Désactivez toutes les sonneries de téléphone ainsi que les notifications des applications et des navigateurs.

Pour les bruits que vous ne pouvez pas éviter, comme votre voisin qui tond la pelouse, un bon casque et un bon microphone sont des éléments essentiels du travail à domicile. Même les versions bon marché permettent de réduire les distractions dues aux sons ambiants, ainsi que les problèmes d’écho et de larsen.

Vous devez également couper votre micro lorsque vous ne parlez pas, en particulier lors d’une conférence avec plusieurs membres. Coupez toujours le son si vous devez vous éloigner. Le micro peut capter beaucoup de choses, et vos collègues n’ont pas besoin de vous entendre vous disputer avec votre conjoint, verser de la nourriture pour chat dans un bol ou aller aux toilettes.

Organisez-vous

Tout comme la création et la hiérarchisation de listes de tâches vous aident à être plus productif au travail, l’établissement d’un ordre du jour rendra vos vidéoconférences plus efficaces. Que vous dirigiez une réunion, assistiez à un événement organisé par quelqu’un d’autre ou preniez simplement des nouvelles de vos supérieurs, préparer des sujets de discussion et des questions à l’avance vous aidera à orienter la discussion.

Si vous devez partager des documents avec les participants à la conférence, essayez de les envoyer à l’avance pour éviter de provoquer des retards. Il est également plus facile pour chacun de préparer des questions ou des préoccupations utiles s’il a eu le temps d’examiner le matériel.

Vous serez également plus productif si vous organisez le déroulement de la conférence. Établissez un ordre de parole pour les participants ou convenez de signaux tels que lever la main pour être appelé ou envoyer des questions par le biais du chat en ligne. N’oubliez pas de mettre en place un autre lieu de réunion, comme un canal Slack, au cas où la vidéoconférence rencontrerait un problème technique majeur.

Les choses à ne pas faire

Perdre sa concentration

Lorsque vous vous connectez à une vidéoconférence, il y a inévitablement des discussions non liées au travail. Dans ce cas, essayez de ramener la conversation sur les sujets abordés afin que chacun puisse retourner à son travail.

Si vous vous trouvez dans une de ces réunions improductives, résistez à l’envie de faire du multitâche. C’est l’une des principales règles de l’étiquette de la vidéoconférence, car les participants peuvent voir que vous consultez votre courrier électronique, que vous regardez vos messages téléphoniques ou que vous faites autre chose.

L’un des aspects importants de la réussite d’un travailleur indépendant est une communication efficace avec les clients et les collègues. Vous risquez de leur manquer de respect et de gâcher votre relation professionnelle si vous êtes si visiblement inattentif à leurs idées et à leurs préoccupations.

Laissez un arrière-plan désordonné

Si vous avez déjà regardé une émission de rénovation à la télévision, vous savez que le désordre ordinaire de notre vie quotidienne peut paraître outrageusement mauvais à l’écran. Il sera difficile de convaincre vos clients de votre souci du détail s’il y a une plante à moitié morte, une pile de linge sale et une poubelle trop remplie dans le cadre derrière vous.

Nettoyez et organisez toutes les zones visibles par la caméra, y compris votre bureau ou votre table. Retirez également les œuvres d’art murales ou les photos qui vous distraient ou sont inappropriées. Si vous n’avez pas le temps de faire le ménage, certaines applications de vidéoconférence offrent la possibilité de flouter votre environnement ou de créer un arrière-plan virtuel.

Ignorer la sécurité

La vidéoconférence peut présenter des risques en matière de confidentialité et de sécurité des données. Prenez le temps d’examiner les options de sécurité de votre outil de conférence afin de vous protéger et de protéger les personnes avec lesquelles vous vous connectez.

Aux États-Unis, la Federal Trade Commission a publié des lignes directrices sur la confidentialité des vidéoconférences. Elle recommande d’ajuster les paramètres d’une application pour limiter le nombre de participants grâce à des identifiants protégés par un mot de passe, des numéros d’identification uniques à usage unique ou le verrouillage de la réunion une fois que tous les participants invités ont rejoint la réunion.

La FTC suggère également d’accorder une attention particulière aux sujets sensibles, comme dans le secteur des soins de santé : « Évaluez si un service d’entreprise offre une plus grande sécurité à votre entreprise et à vos clients, plutôt que des services gratuits accessibles au grand public ».

Partage excessif

Si vous devez éviter de partager trop d’histoires personnelles lors d’appels professionnels, vous devez également faire attention au partage involontaire qui peut se produire lors d’un partage d’écran en vidéoconférence. Passez en revue votre navigateur et votre bureau avant la réunion, en supprimant les onglets, les signets visibles ou les images d’arrière-plan qui ne sont pas professionnels ou qui révèlent des informations personnelles.

Évitez également de partager des pages Web en direct, car les publicités ciblées peuvent permettre à vos spectateurs d’en savoir beaucoup plus sur vos recherches récentes et vos habitudes d’achat en ligne que vous ne le souhaitez. Utilisez plutôt une capture d’écran sûre ou modifiée du site, ce qui évitera également tout problème de lenteur de chargement des pages.

Oubliez les angles

Les cinéastes professionnels ont appris depuis longtemps que le placement de la caméra et l’éclairage ont un effet considérable sur l’apparence d’une personne à l’écran. Pour la vidéoconférence, votre objectif est d’avoir une lumière naturelle devant vous et votre caméra à hauteur des yeux. N’oubliez pas de baisser la luminosité de votre écran pour éviter que votre visage ne soit trop lumineux.

Une erreur courante consiste à s’asseoir derrière une fenêtre ensoleillée, car le contre-jour extrême vous transformera en une silhouette sombre sur la caméra. Si vous ne pouvez pas déplacer votre installation, investissez dans des rideaux qui assombrissent la pièce pour créer une meilleure toile de fond.

Un autre faux pas typique de la vidéoconférence consiste à fixer la caméra de votre téléphone ou de votre ordinateur portable, car elle déforme vos traits. Placez votre appareil sur une surface plus élevée ou essayez un support pour ordinateur portable ou tablette afin de relever le niveau de la webcam.